Begin september opent de secretaris van de club het extranet om de eerste licenties van het seizoen in te voeren. Het oude identificatienummer werkt niet meer, het wachtwoord is gereset door de federatie, en het e-mailadres dat aan de licentie is gekoppeld, dateert van drie jaar geleden. Dit scenario komt elke schooljaar terug in een groot aantal Franse dojo’s. Het judo-extranet, dat het administratieve controlecentrum is geworden voor de clubs die zijn aangesloten bij de FFJDA, verdient het om even stil bij stil te staan om deze terugkerende blokkades te voorkomen.
E-mailadres van de licentie en toegang tot het judo-extranet: het pijnpunt
Het nieuwe extranet is gebaseerd op een eenvoudig principe: je logt in met het e-mailadres dat op je licentiefiche staat. Geen behoefte meer aan een digitaal identificatienummer dat door de liga is toegewezen. Het resetten van het wachtwoord kan zelfbediening, rechtstreeks vanaf de inlogpagina.
Verder lezen : Alles wat u moet weten over vastgoed: praktische tips om uw project te laten slagen
Het probleem is dat veel licentiehouders een e-mailadres hebben opgegeven dat al meerdere seizoenen geleden is zonder het ooit bij te werken. Wanneer het adres verouderd is of gedeeld wordt tussen meerdere leden van hetzelfde gezin, draait de herstelprocedure in cirkels. Voordat we zelfs maar het extranet aan het begin van het seizoen aanraken, besparen we tijd door te controleren of elke bestuurder en leraar een individueel en actief e-mailadres op zijn licentie heeft.
Voor de clubs die de nieuwe interface ontdekken, de judo-extranetgids op L’Esprit du Sport beschrijft de stappen voor de eerste inlog en de veelvoorkomende fouten die je moet vermijden.
Aanrader : Wat moet je eten als je sport om af te vallen?
Beheer van licenties en graden op het FFJDA-platform
Het extranet is niet langer een simpele raadplegingsruimte. Het functioneert als een dagelijks beheertool waar de club zijn federale gegevens in real-time invoert, valideert en volgt.
Invoer van licenties aan het begin van het seizoen
De invoer gebeurt licentiehouder voor licentiehouder of via een groepsimport. Elke fiche bevat de contactgegevens, het medisch attest (of de gezondheidsvragenlijst) en het niveau van de graad. Een onvolledige licentie blijft geblokkeerd totdat de verplichte documenten zijn toegevoegd.
De ervaringen variëren over de soepelheid van de groepsimport afhankelijk van de gebruikte browsers. Op dit punt dekken de videotutorials die door France Judo op de pagina gewijd aan het nieuwe extranet zijn geplaatst, elk module stap voor stap.
Volgen van graden en overgangen
De overgangen van graden worden rechtstreeks in het extranet geregistreerd door de leraar of de bevoegde verantwoordelijke. De judoka vindt vervolgens zijn geschiedenis terug in zijn persoonlijke ruimte. Voor hogere graden die zijn goedgekeurd in de regionale of nationale commissie, gebeurt de update aan de federatiezijde, maar de club kan de status van het dossier vanaf zijn dashboard controleren.
Club extranet en ecosysteem France Judo: wat is er veranderd
Het nieuwe extranet maakt deel uit van een bredere omschakeling. De federatie heeft zijn diensten samengevoegd onder het merk France Judo, en heeft de historische FFJDA-logica verlaten die verspreid was over verschillende portals. Bepaalde procedures die voorheen via de site van de liga of via een papieren formulier verliepen, gaan nu via een verenigd portaal.
Concreet betekent dit dat functionaliteiten die voorheen verspreid waren, zijn gecentraliseerd in één ruimte: beheer van licenties, communicatie naar de leden, pedagogische middelen, toegang tot de federale winkel en zelfs de creatie van de clubwebsite via een geïntegreerde service.
- Het communicatieplatform maakt het mogelijk om nieuws te verspreiden en de promotie van de club vanuit het extranet te beheren, zonder externe tools.
- De service monlogo.ffjudo.com stelt clubs in staat om hun grafische identiteit rechtstreeks online te creëren of bij te werken.
- De werving voor een burgerdienst is toegankelijk vanuit de clubruimte, met de functiebeschrijvingen en de bijbehorende procedures.
Deze centralisatie vereenvoudigt het dagelijks leven, maar maakt de club ook afhankelijker van één toegangspunt. Als het hoofdadministratorteam is geblokkeerd, stopt het hele beheer van de club. Het wordt aanbevolen om minstens twee bestuurders aan te wijzen met administratierechten op het extranet.
Clubgegevens en beveiliging op het judo-extranet
Het extranet concentreert gevoelige informatie: contactgegevens van licentiehouders (waaronder minderjarigen), vereenvoudigde medische gegevens, geschiedenis van graden. De beveiliging van deze gegevens berust op enkele concrete acties die veel clubs verwaarlozen.
- Elke gebruiker moet zijn eigen combinatie van e-mailadres / wachtwoord hebben. Een account dat wordt gedeeld tussen de voorzitter en de penningmeester verhindert elke traceerbaarheid in geval van onjuiste wijzigingen.
- Het wachtwoord moet minstens één keer per seizoen worden gewijzigd, idealiter bij de herstart in september.
- De contactgegevens van de club (adres van de dojo, telefoon, openbaar contact e-mailadres) moeten elk jaar worden gecontroleerd. Deze informatie voedt het federale register “Vind een club” dat zichtbaar is voor het grote publiek.
Verouderde contactgegevens in het extranet betekenen dat gezinnen de club niet kunnen vinden op de site van France Judo. Voor een dojo die probeert te werven, is dat een directe belemmering.
Docenten en extranet: specifieke toegangsrechten
Docenten hebben een aparte toegang dan de bestuurders. Hun profiel maakt het mogelijk om de overgangen van graden te valideren, de licentiefiches van hun club te raadplegen en toegang te krijgen tot de pedagogische middelen die online zijn gezet door de nationale technische directie.
Een docent kan de administratieve informatie van de club (contactgegevens, bankrekening, samenstelling van het bestuur) niet wijzigen. Deze scheiding van rechten voorkomt fouten in de verwerking, maar veronderstelt dat de club de rollen in het extranet correct heeft toegewezen. Als een docent ook voorzitter is, heeft hij twee niveaus van cumulatieve rechten op hetzelfde account nodig, wat kan worden ingesteld vanuit het profiel van de clubadministrateur.
Het judo-extranet blijft een evoluerend hulpmiddel. France Judo heeft de geleidelijke stopzetting van het oude extranet aangekondigd, wat de beheersing van de nieuwe interface niet optioneel maakt voor het volgende seizoen. Een uur aan het begin van het schooljaar nemen om de toegang te controleren, de e-mailadressen van de licentie bij te werken en de juiste rechten toe te wijzen, is het minimum om niet drie weken in oktober te verliezen door verbindingsproblemen.